چگونه یک چک لیست ممیزی داخلی برای IATF 16949:2016 ایجاد کنیم؟

هر متخصص کیفیت در صنایع خودروسازی بر این مسئله اذعان می دارد که فرآیند ممیزی داخلی برای هر سیستم مدیریت کیفیت که مطابق با IATF 16949 گواهی و تصدیق شده باشد امری حیاتی است. ممیزی داخلی نه تنها در کمّی سازی مدیریت سازمان شما بر روی ریسکها به شما کمک می کند بلکه می تواند چشم اندازی فراگیر در بهبود مستمر یا خلاء آن در سازمان شما فرآهم نماید.

با افزایش تمرکز بر رضایتمندی مشتری در IATF 16949، و نیاز به انطباق با الزامات اجرایی، عامل ممیزی داخلی نقشی کلیدی در جستجوی نواقص و نیز فرآیند اندازه گیری بهبود در عملکرد سیستم ایفا می نماید. بنابراین فرض برآن است که ممیزی داخلی شرکت می بایست بسیار دقیق و باریک بین باشد. اما تمرکز ممیزی داخلی در کجاها باید بیشتر باشد؟

یک چک لیست ممیزی داخلی می تواند شما را در تمرکز ممیزی داخلی تان بر فرآیندهای خاص کسب و کار و مخاطرات آن یاری نموده و اجزای مرتبط استاندارد IATF 16949 را که می بایست برآن تاکید بیشتری شود، شناسایی نماید. این چک لیست می تواند در چرخه ممیزی داخلی شما مورد استفاده قرار گرفته و در موارد لزوم بازنگری گردد. اکنون نگاهی به نیازمندی هایمان برای ایجاد چک لیست خود می اندازیم.

گام های ممیزی داخلی

گام های مورد نیاز ایجاد چک لیست ممیزی داخلی استاندارد ISO/TS 16949 (IATF) دقیقا به مانند مراحل ایجاد چک لیست های دیگر استاندارد ها از قبیل ISO14001 و ISO9001 هستند. این مراحل به ترتیب زیر هستند:

    1. مستندات را بازنگری نمایید.
      ابتدا به منظور آشنایی با فرآیندهای QMS نیاز دارید تا کلیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت خود را مطالعه نمایید تا هر گونه عدم انطباق در مستندات خود بر مبنای IATF16949 را مشخص نمایید.
  1. چک لیست را ایجاد نمایید.
    اکنون که در خلال بازنگری مستندات با الزامات (خط مشی، رویه ها، طرح ها و غیره) آشنا شده اید می توانید تدوین چک لیست خود را آغاز نمایید. این امر در شناخت شما نسبت به کنترل کردن آنچه در ممیزی اصلی انجام می پذیرد موثر است.
  2. ممیزی اصلی را طرح ریزی نمایید.
    شما می بایست موارد بسیاری را در ممیزی اصلی چک نمایید. بنابراین از چک لیست خود در برنامه ریزی و زمان بندی مکان ها و واحدهایی که نیاز به بازدید دارند بهره گیرید.
  3. ممیزی اصلی را اجرا نمایید.
    بر خلاف بازنگری مستندات، ممیزی اصلی بسیار پویاست. شما می بایست حضوراً شرکت و محوطه آن را بازدید نمایید. فرآیندها و فعالیت ها را مشاهده و با کارکنان گفتگو کنید. اینجاست که ارزش چک لیست شما مشخص می شود. یافته های خود را در چک لیست ثبت نمایید. در غیر اینصورت ممکن است بخش هایی از یافته های خود را فراموش نمایید.
  4. گزارش را بنویسید.
    پس از جمع بندی ممیزی اصلی، زمان نوشتن خلاصه یافته های شما از جمله عدم انطباق های مشاهده شده فرا رسیده است. با استفاده از چک لیست کامل شده و نکته های مشروح، می توانید این گزارش ممیزی داخلی را تهیه نمایید. گزارشی که شما و یا دیگر افراد می توانند از آن در تعریف و تعیین اقدامات اصلاحی بهره مند گردند.
  5. پیگیری نمایید.
    در بیشتر موارد ممیز داخلی از پیگیری اقدامات اصلاحی پیشنهاد شده در ممیزی داخلی باز می ماند. اما یاداشت های ثبت شده در چک لیست در یادآوری عدم انطباق های اعلام شده و دلایل آنها و نیز اینکه آیا اقدامات اصلاحی انجام پذیرفته اند یا خیر، به سازمان شما یاری خواهد رساند. هنگامی که این عدم انطباق ها تعیین تکلیف گردیدند، کار شما کامل شده است.

اهمیت دقیق بودن

همانگونه که آموختیم، چک لیست ممیزی داخلی شما می بایست به کلیه الزامات فهرست شده در IATF 16949 ارجاع داده شده باشد. از جمله این موارد نکاتی به منظور تعیین اینکه آیا فرآیندها و رویه های QMS همانگونه که طرح ریزی شده اند عمل میکنند یا خیر هستند. بنابراین به منظور حصول اطمینان از صحت ممیزی داخلی خود نیاز دارید تا کلیه مستندات فرآیند شرکت و همچنین متن استاندارد را با دقت مطالعه نمایید. تسلط بر این مستندات مهم شما را در مسیری صحیح به منظور ایجاد یک چک لیست ممیزی داخلی اثربخش قرار خواهد داد.

آنچه که در چک لیست شما باید گنجانده شود

بطور کلی چک لیست ممیزی داخلی شما می بایست چهار ستون داشته باشد.

  • مرجع- به عنوان مثال شماره بند استاندارد IATF16949 و یا شماره بخش مرتبط در خط مشی
  • بر چه چیزی باید تمرکز کرد- این ستون محلی است برای تشریح اینکه: در ممیزی اصلی در پی چه هستید. به عنوان مثال: با چه کسی مصاحبه می کنید؟ چه سوالی می پرسید، چه سوابقی درخواست می کنید؟ چه واحدی را بازدید می کنید، چه فرآیندی را پایش می کنید؟
  • انطباق- مشخص نمودن انطباق سازمان با الزامات استاندارد دراین ستون و در جریان ممیزی اصلی انجام خواهد پذیرفت، در اکثر مواقع، تنها با پاسخ های بله و خیر می توان به این سوالات پاسخ داد .
  • یافته ها- اینجا محل ثبت یافته های شما از ممیزی داخلی است. مواردی از قبیل نام افراد مصاحبه شونده، اظهارات آنها، عنوان و محتوای سوابق کنترل شده، تشریح مکان واحد بازدید شده، نکات قابل اشاره درباره فرآیندهای مشاهده شده و غیره

می توانید ممیزی داخلی را شروع کنید

اکنون تمام آنچه که نیاز دارید مطالعه استاندارد IATF 16949 است. تشابه آن با خط مشی های سازمان شما، و حصول اطمینان از مطابقت چک لیست ممیزی داخلی شما با هر دو آنها را بررسی کنید. چک لیست خود را به عنوان مجموعه ای از خطوط راهنما که شما را بر تمرکز به آنچه نیازمند کنترل است در نظر بگیرید و مطمئن شوید که نکات دقیقی به منظور تسهیل هر گونه اقدام اصلاحی ضروری ثبت می نمایید.

درصورت مشاهده هر گونه اختلاف میان الزامات و سیستم مدیریت کیفیت موجود، دقت و شرح نکات ثبت شده برای اطمینان از کفایت اقدامات اصلاحی اتخاذ شده و جلوگیری علت ریشه ای عدم انطباق امری حیاتی است. بنابراین در تهیه چک لیستی که به تمامی این موارد اشاره نماید، زمان و دقت لازم را به کار بندید .در نتیجه اقدامات فوق شرکت شما در مسیر درست و موفقیت آمیز دریافت گواهینامه IATF 16949 قرار خواهد گرفت.

منبع: Strahinja Stojanovic

ترجمه: تیم مشاوره 16949 IATF کوشان